Reuniones de seguimiento eficientes

Las reuniones de sseguimiento, en scrum llamadas “Daily scrum”, son las instancias del ciclo de desarrollo que se realizan con el objetivo de inspeccionar el progreso del equipo hacia el objetivo y adaptarse para adaptarse a los cambios en la iteración. A estas alturas (¡2025!) la mayoría de nosotros estamos familiarizados con las tres preguntas que Scrum propone para realizar estas reuniones. Sin embargo, encuentro que este método es efectivo para poner un scum a funcionar. Pero pierde su valor a medida que el equipo madura, o que el contexto del equipo difiere del contexto “ideal” asumido por Scrum.

Para garantizar que sus reunciones de seguimiento (prefiero el termino agnóstico a cualquier metodología) sean efectivas, es fundamental comprender los errores comunes y cómo evitarlos. Me gusta observar y aceptar el contexto de cada una de las organizaciones, y adaptar las prácticas respetando los principios y motivaciones que dieron origen a esas prácticas.

Aquí hay algunos problemas comunes que encuentro con las reuniones de progreso:

Las reuniones de progreso se convierten en reuniones de estado. Cuando se confía excesivamente en el cumplimiento de las tres preguntas, los miembros del equipo reducen su participación a informar sobre sus tareas. Esto impide que el equipo logre el verdadero propósito del evento, que es una reunión de trabajo donde no sólo se informan los avances, sino que se nivela el trabajo y se pueden tomar decisiones de alcance.

Los miembros del equipo se centran únicamente en su trabajo. Un síntoma común es que los miembros del equipo se concentran en su tarea de informar y pasan por alto las oportunidades de ayudar a sus colegas. Estas reuniones tienen como objetivo aumentar la colaboración entre el equipo.

El entorno no es un espacio “seguro”, y los miembros del equipo no discuten abiertamente sus desafíos, por lo que los problemas permanecen sin resolver hasta las últimas etapas de la iteración.

El Product Owner asiste para hacer preguntas, Esto está relacionado con el anterior. El objetivo principal es inspeccionar el progreso del equipo hacia el objetivo y adaptarse para adaptarse a los cambios en la iteración. Esto no significa impedir que el Product Owner asista, sino educar al Product Owner sobre su papel en la reunión.

Adaptarse a la dinámica cambiante en la ingeniería de software

La imagen de un equipo reunido alrededor de un tablero físico, compartiendo actualizaciones en una sala de conferencias, ha dado paso a una realidad más fluida y distribuida.

Los equipos y sus estructuras han evolucionado dramáticamente. El trabajo remoto ha transformado equipos que alguna vez compartieron ubicación en unidades distribuidas que abarcan múltiples zonas horarias y límites geográficos. Es difícil programar reuniones diarias sincrónicas en múltiples zonas horarias.

Con el trabajo desde casa, obdservamos el aumento de patrones de trabajo flexibles. Por tanto, se ha introducido otra capa de complejidad. Algunos miembros del equipo pueden operar con horarios cambiantes, mientras que otros siguen horarios de trabajo tradicionales. Esta diversidad en los patrones de trabajo requiere un enfoque más adaptable a los scrums diarios, alejándose del modelo rígido de “mismo tiempo, mismo lugar” hacia formatos más flexibles que mantengan los beneficios esenciales de la ceremonia y al mismo tiempo se adapten a varios estilos de trabajo.

La composición del equipo se ha vuelto cada vez más dinámica, con tamaños y estructuras que varían significativamente entre proyectos y organizaciones. Algunos equipos operan con una configuración sencilla de tres o cuatro miembros, mientras que otros gestionan proyectos complejos con grupos más grandes. Esta variabilidad exige prácticas de scrum escalables que funcionen de manera efectiva independientemente del tamaño del equipo.

Las herramientas de productividad modernas han introducido otra dimensión en la dinámica del equipo: el desarrollador de proyectos múltiples. Descubra que ahora es común que los desarrolladores contribuyan a varios proyectos simultáneamente. Este cambio desafía el modelo tradicional de scrum de un solo equipo y plantea preguntas importantes sobre cómo mantener una comunicación diaria efectiva sin abrumar a los miembros del equipo que necesitan cambiar de contexto entre diferentes proyectos y sus respectivas ceremonias.

Soluciones para reuniones de progreso efectivas

Para superar estos desafíos y mejorar sus Daily Scrums, considere estos consejos:

• Tenga en cuenta los principios. Estas reuniones fueron diseñadas, en las distintas metodologías,  para inspeccionar y adaptar.
• Centrarse en el objetivo de la interacción: Es bueno mantener el foco de la reunión centrada en lo que se necesita para lograr el objetivo de la iteración. Cual es el propósito de la iteración y el incremento de valor que se esta creando? Es posible que no se alcancen todos los objetivos cuantitativos (es decir, puntos de la historia) y, de ser así, es mejor comunicarlo antes.
• Fomentar la colaboración: Crear un espacio seguro donde todos se sientan cómodos participando y compartiendo abiertamente luchas o impedimentos. Fomentar un entorno en el que los miembros del equipo estén dispuestos a ayudarse unos a otros.. 
• Variar el formato: ¿Están aburridos de las tres preguntas? Utilice una pelota para pasar la palabra al siguiente orador. ¿El equipo esta en línea/híbrido? Entonces la Rueda de nombres funcionará bien. ¿El equipo trabaja estas reuniones en forma asincrónica? Piense en un Buddy System para facilitar la rendición de cuentas.

¿Tienes problemas con tus ceremonias de sprint? ¿Está estancado el flujo de su proceso? Haga clic en este enlace para comunicarse y demos juntos el primer paso para romper esas barreras.